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Il collegio sindacale nelle s.p.a.


Il collegio sindacale nelle s.p.a.
28/08/2009, 18:08

Il collegio sindacale è l’organo preposto al controllo societario intendendo, per tale, quel controllo concentrato sulla corretta gestione in applicazione delle leggi e dello statuto.
Originariamente, il collegio sindacale, in virtù del proprio ruolo di controllore interno, era l’organo preposto al controllo contabile ed alle verifiche concernenti il rispetto delle leggi e dello statuto.
A seguito della riforma delle società quotate, avvenuta con il D.Lgs. n. 58/1998, il collegio sindacale, da un lato, perdeva la funzione del controllo contabile, ora di competenza esclusiva delle società di revisione, dall’altro, acquistava spazio nel controllo dell’amministrazione.
Con la riforma delle società commerciali, il legislatore ha lasciato libero arbitrio alle società che non fanno ricorso al mercato dei capitali di rischio, e che non sono tenute alla redazione del bilancio consolidato di scegliere se demandare al collegio sindacale anche il controllo contabile (in tal caso è richiesta una specifica previsione statutaria) oppure attribuire tale controllo a un organismo di revisione esterno.
Se, da un lato, la facoltà di demandare a un soggetto esterno il controllo contabile è sicuramente vantaggioso sotto l’aspetto di certezza di competenza del soggetto incaricato della revisione, dall’altro, c’è da dire che le riforme destano qualche perplessità nella ricerca dei requisiti dei soggetti componenti i collegi sindacali che non svolgono anche il controllo contabile.
Come avremo modo di vedere più dettagliatamente in seguito, prima delle riforme i soggetti componenti i collegi sindacali dovevano essere tutti iscritti nel registro dei revisori contabili; oggi, se il collegio sindacale non è preposto al controllo contabile, il legislatore non chiede più l’iscrizione al registro dei revisori contabili, ma chiede per alcuni competenze acquisite in altri ambiti professionali.
La composizione del collegio sindacale cambia in base alla tipologia della società, nel caso in cui  possieda azioni quotate nei mercati regolamentati oppure non possiede azioni quotate. Nella prima ipotesi, in base al dettato dell’art. 2397, primo comma c.c., il collegio sindacale è composto da tre o cinque membri effettivi, scelti tra i soci o non soci, a cui si aggiungono due sindaci supplenti. Nella seconda ipotesi, invece, il collegio sindacale, secondo quanto stabilito dall’art. 148 t.u.f., è composto da un numero minimo di tre membri effettivi e due supplenti, ma è possibile prevedere nell’atto costitutivo anche un numero maggiore.
Secondo quanto disciplinato dal secondo comma dell’art. 2397 c.c., almeno un membro effettivo ed uno supplente devono essere scelti tra gli iscritti nel registro dei revisori contabili istituito presso il Ministero della giustizia.
I restanti membri, se privi dell’iscrizione nel registro dei revisori, devono essere scelti fra i professionisti iscritti negli appositi albi individuati con decreto del Ministro della giustizia (D.M. 29 dicembre 2004, n. 320 ha individuato gli albi professionali tenuti dai seguenti ordini: avvocati, dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali), o fra i professori universitari di ruolo, in materie economiche o giuridiche.
Relativamente alle società aventi azioni quotate in mercati regolamentati, l’art. 148 t.u.f., prevede che l’atto costitutivo della società stabilisca per il collegio sindacale:
a) il numero dei membri effettivi, non inferiore a tre;
b) il numero dei membri supplenti, non inferiore a due;
c) i criteri e le modalità per la nomina del presidente del collegio;
d) i limiti al cumulo degli incarichi.
In base al secondo comma dell’art. 148 t.u.f., l’atto costitutivo deve contenere una clausola in base alle quali un membro effettivo del collegio deve essere eletto dalla minoranza. Nell’ipotesi che un collegio sindacale sia formato da più di tre membri, il numero di quelli effettivi eletti dalla minoranza non può essere inferiore a due.
L’art. 2399 c.c. detta le cause di ineleggibilità in base alle quali i sindaci, anche se eletti, decadono dall’ufficio, fermo restando che lo statuto può prevederne di diverse, nel rispetto dell’indipendenza;:
a) l’interdetto, l’inabilitato, il fallito, o chi è stato condannato ad una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici ovvero l’incapacità ad esercitare uffici direttivi;
b) il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori della società, gli amministratori, il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori delle società da questa controllate, delle società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo;
c) coloro che sono legati alla società o alle società da questa controllate o alle società che la controllano o a quelle sottoposte a comune controllo da rapporti di lavoro autonomo o subordinato ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l’indipendenza.
Il Ministro della giustizia, di concerto con il Ministero dell’economia e delle finanze, sentite la Consob, la Banca d’Italia e l’Isvap, ha stabilito, con il D.M. 30 marzo 2000, n. 162, il regolamento recante le norme per la fissazione dei requisiti di professionalità e onorabilità dei membri del collegio sindacale delle società quotate.
Ulteriore causa di decadenza dall’ufficio di sindaco, è la cancellazione ovvero la sospensione dal registro dei revisori contabili e la conseguente perdita dei requisiti previsti dall’ultimo comma dell’art. 2397 c.c.
I sindaci sono nominati per la prima volta nell’atto costitutivo, restando in carica per tre esercizi e, successivamente, dall’assemblea. Essi scadono alla data dell’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio della carica.
La cessazione dei sindaci per scadenza del termine ha effetto dal momento in cui il collegio è stato ricostituito.
All’interno del collegio sindacale, deve essere scelto un presidente il quale è nominato dall’assemblea.
La nomina e la cessazione dall’ufficio dei sindaci devono essere iscritte, a cura degli amministratori, nel registro delle imprese nel termine massimo di trenta giorni, indicando, per ciascuno di essi, il cognome e il nome, il luogo e la data di nascita ed il domicilio.
I sindaci, secondo quanto stabilito dal secondo comma dell’art. 2400 c.c., possono essere revocati solo se sussiste una giusta causa. La deliberazione che decide la revoca, deve essere approvata con decreto dal tribunale, sentito l’interessato.
In caso di morte, di rinunzia o di decadenza di un sindaco effettivo, subentra il sindaco supplente più anziano. Il nuovo sindaco resta in carica fino all’assemblea successiva, la quale deve provvedere alla nomina dei sindaci effettivi e supplenti affinché possa essere possibile l’integrazione del collegio. I nuovi sindaci nominati successivamente scadono insieme con quelli in carica.
Se il sindaco da sostituire è il presidente, la presidenza è assunta, fino alla prossima assemblea, dal sindaco più anziano.
Infine, se con i sindaci supplenti, non è possibile completare il numero stabilito per il collegio sindacale, deve essere convocata l’assemblea affinché provveda ad integrare il collegio medesimo.
L’art. 2402 c.c., per garantire una perfetta indipendenza dei sindaci, stabilisce che, se non è fissata stabilita nello statuto, la retribuzione annuale dei sindaci, deve essere determinata dalla assemblea all’atto della nomina per l’intero periodo di durata del loro ufficio.
Il collegio sindacale svolge il ruolo di controllo sull’amministrazione della società, in particolare vigila sull’osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul concreto funzionamento e, relativamente alle società quotate in borsa, sulla struttura organizzativa della società per gli aspetti di competenza, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo-contabile nonché sull’affidabilità di quest’ultimo nel rappresentare correttamente i fatti di gestione e sull’adeguatezza delle disposizioni impartite dalla società alle società controllate ai sensi dell’art. 114, comma 2, t.u.f.
Come anticipato, nel caso previsto dall’art. 2409-bis al collegio sindacale può inoltre essere demandato il controllo contabile.
I sindaci, per svolgere al meglio il loro compito di ispezione e controllo, possono in qualsiasi momento procedervi, anche singolarmente.
Il collegio sindacale può chiedere agli amministratori tutte le notizie ritenute necessarie, anche con riferimento alle società controllate, sull’andamento delle operazioni sociali ovvero su particolari tipologie di affari.
Il collegio sindacale può anche procedere ad effettuare scambi di informazioni con i corrispondenti organi delle società controllate, relativamente ai sistemi di amministrazione ed a quelli di controllo, nonché all’andamento generale dell’attività sociale.
Gli accertamenti eseguiti devono essere riportati sul libro delle adunanze del collegio sindacale, previsto dall’art. 2421, primo comma, n. 5).
I sindaci possono avvalersi di propri dipendenti ovvero ausiliari, a proprie spese, nell’espletamento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo, se ricorrono due particolari condizioni:
a) che non si trovino in una delle condizioni previste dall’art. 2399;
b) che l’organo amministrativo non rifiuti agli ausiliari e ai dipendenti dei sindaci l’accesso a informazioni riservate.
Il collegio sindacale si riunisce una volta ogni novanta giorni e la riunione può svolgersi, se lo statuto lo consente, indicandone le modalità, anche con mezzi di telecomunicazione.
I sindaci sono tenuti a partecipare a tutte le riunioni; se un sindaco, senza giustificato motivo, non partecipa durante un esercizio sociale a due riunioni del collegio, decade, a norma del secondo comma dell’art. 2404, dall’ufficio. Durante le riunioni i sindaci redigono un verbale che viene trascritto nel libro previsto dall’art. 2421, primo comma, n. 5), e sottoscritto dagli intervenuti.
Il collegio sindacale si costituisce regolarmente con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti. Se, all’interno del collegio, è presente un sindaco dissenziente, questi può esercitare il diritto di fare iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso.
I sindaci, secondo quanto stabilito dall’art. 2405, primo comma c.c., sono tenuti anche ad assistere alle adunanze del consiglio di amministrazione, alle assemblee ed alle riunioni del comitato esecutivo.
Il collegio sindacale delle società con azioni quotate in borsa devono comunicare, secondo l’art. 149 t.u.f., senza indugio, alla Consob eventuali irregolarità riscontrate durante le attività di vigilanza ed è tenuto a trasmettere sia i verbali delle riunioni relative degli accertamenti svolti e sia ogni altra utile documentazione.
Gli amministratori devono riferire tempestivamente, secondo le modalità stabilite dallo statuto e con periodicità almeno trimestrale, al collegio sindacale, le informazioni relative alle attività svolte ed alle operazioni maggiormente rilevanti sul piano economico, finanziario e patrimoniale, poste in essere da società controllate.
In particolare, sempre secondo l’art. 150 t.u.f., gli amministratori riferiscono sulle operazioni nelle quali essi abbiano un interesse, per conto proprio o di terzi, o che siano influenzate dal soggetto che esercita l’attività di direzione e coordinamento.
Il collegio sindacale e la società di revisione, durante lo svolgimento delle operazioni di controllo e certificazione del bilancio, si scambiano tempestivamente i dati e le informazioni rilevanti per l’espletamento dei rispettivi compiti.
I soggetti preposti al controllo interno devono riferire anche al collegio sindacale di propria iniziativa o su richiesta anche di uno solo dei sindaci.
Il collegio sindacale ricopre anche un ruolo attivo nell’attività societaria, infatti, in caso di omissione o di ingiustificato ritardo da parte degli amministratori, è tenuto a convocare l’assemblea ed eseguire le pubblicazioni prescritte dalla legge.
Il collegio sindacale, inoltre, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, può anche convocare l’assemblea, nel caso in cui, nell’espletamento del suo incarico, dovesse ravvisare fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgente necessità di provvedere.
Anche per le società con azioni quotate nei mercati regolamentati, in base all’art. 151 t.u.f., il poteri di convocazione dell’assemblea, è attribuito ad almeno due membri del collegio sindacale.
Gli accertamenti eseguiti dal collegio sindacale, in base all’art. 121, comma 4, t.u.f., devono risultare dal libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale da tenersi, a cura del collegio, nella sede della società.
Secondo il disposto dell’art. 2407 c.c, i sindaci, così come gli amministratori devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell’incarico.
Essi sono responsabili, anche penalmente, della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza per ragione del loro ufficio.
I sindaci sono responsabili solidalmente insieme agli amministratori per i fatti e le omissioni di questi ultimi, nell’ipotesi in cui il danno non si sarebbe prodotto se l’organo di controllo avesse vigilato in conformità degli obblighi della loro carica.
Il collegio sindacale può raccogliere denunce da parte dei soci per i fatti che questi ritengono censurabili, e deve tenerne conto al momento della redazione della relazione all’assemblea.
Se la denunzia proviene da tanti soci che rappresentano un ventesimo del capitale sociale ovvero, per le società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, un cinquantesimo, il collegio sindacale è tenuto ad effettuare indagini senza ritardo sui fatti denunziati e presentare le proprie conclusioni ed eventuali proposte all’assemblea.
Inoltre deve, nelle ipotesi previste dal secondo comma dell’art. 2406 c.c., convocare l’assemblea e lo statuto può prevedere, per la denunzia, percentuali minori di partecipazione.
 

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di Francesco Cossu
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